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Suivis administratifs : Le retour au comportement attendu (1 de 2)

(Ce texte est le troisième d’une série de quatre articles portant sur les suivis administratifs.)

Dans un article antérieur (« Suivis administratifs : Quatre principes incontournables », 27 novembre 2014), nous avons tenté de définir ce qu’est un processus de suivi administratif et de circonscrire ce qui devrait justifier d’y recourir. Toutefois, ces éléments de réflexion ne disposent pas de la question suivante : comment devrait se dérouler un tel processus ?

En insistant sur la pluralité des types de comportements reprochables et sur les différents niveaux de gravité des manquements possibles, nous avons fait la démonstration de la nécessité de traiter chaque situation de manière singulière lorsqu’il s’avère nécessaire de corriger le comportement d’un employé.

Dans un premier temps, le professeur devrait être rencontré afin qu’on lui explique en quoi son comportement ou ses actes sont en contravention de son contrat de travail, d’une règle ou d’une politique institutionnelle ou encore d’une loi. Cette première étape est très importante dans la mesure où on ne peut exiger d’un professeur ni plus ni moins que ce qui est normalement exigé de l’ensemble des professeurs. Une telle rencontre devrait s’accompagner d’un avis écrit dans lequel les manquements reprochés sont clairement identifiés, de même que la clause,  la politique, la règle ou la loi enfreinte par le professeur concerné. Cet avis écrit est porté au dossier de l’employé et, tel que le prescrit la convention collective des professeurs à l’article 5-18.06, cet avis doit être retiré du dossier si, à l’intérieur d’un délai d’un an, aucun autre avis portant sur un sujet de même nature n’a été communiqué à l’employé.

Les faits sur lesquels le Collège s’appuie pour justifier le reproche qu’il fait au professeur devraient également lui être communiqués, malgré le niveau de difficulté que peut représenter une telle opération. En effet, il peut arriver que la décision de soumettre le professeur à un suivi administratif soit fondée sur des informations obtenues sous le sceau de la confidentialité. Or, il est parfois difficile de préserver l’anonymat des sources tout en étant transparent quant aux faits qui appuient le constat d’un manquement. Il est toutefois de la responsabilité du gestionnaire de le faire avec professionnalisme et doigté. Il est indispensable que le professeur concerné comprenne bien ce qui lui est reproché. Pour cela, l’exposition de faits précis et concrets est souvent nécessaire, cela afin d’empêcher que le professeur se sente piégé, qu’il cherche qui a voulu lui faire du tort, qu’il se constitue en victime plutôt qu’en professionnel responsable, capable d’entendre les critiques et de s’améliorer.

Ensuite arrive le « en conséquence de quoi, le Collège demande... », et c’est là que le processus de suivi administratif commence et doit prendre une forme adaptée à la situation. Plusieurs mesures peuvent être envisagées dans le but de normaliser le comportement d’un professeur. Ces mesures peuvent être regroupées sous différentes rubriques qu’il apparaît essentiel de distinguer : les lettres d’attentes signifiées, les plans d’amélioration, les accompagnements professionnels et les mesures disciplinaires.

Lettres d’attentes signifiées

Les lettres d’attentes signifiées n’existent pas au sens de la convention. Le dépôt de lettres d’attentes signifiées est toutefois devenu une pratique courante dans notre cégep. Ces lettres ont pour but de faire connaître ce à quoi l’administration s’attend de la part du professeur. En d’autres mots, elles précisent les objectifs que le professeur doit atteindre, selon le Collège, pour remplir ses obligations professionnelles de façon adéquate.  Ces lettres informent également le professeur des moyens que le gestionnaire entend utiliser pour mesurer l’atteinte de ces objectifs. Au cours de la dernière année, plusieurs lettres d’attentes signifiées remises à des professeurs ont fait sursauter les membres de l’Exécutif syndical. Si le Collège choisit de faire des lettres d’attentes signifiées un outil visant à systématiser les processus de suivis administratifs, elles devraient, selon l’Exécutif syndical, s’en tenir à ceci :

- Identifier de façon explicite en regard de quelle clause, politique, règle ou loi il y a faute reprochée.
- Énoncer de façon explicite les attentes signifiées en regard de la faute reprochée.
- Énoncer des attentes qui sont équivalentes à ce qui est normalement exigé de la part des autres professeurs, ni plus, ni moins.
- Préciser des objectifs dont l’atteinte soit observable et mesurable.
- Préciser les moyens par lesquels le Collège vérifiera l’atteinte de ces objectifs, moyens qui doivent être respectueux et rigoureux.

Dans un dernier article, nous aborderons les trois autres types de moyens habituellement utilisés par les collèges pour normaliser le comportement de leurs employés : les plans d’amélioration, les accompagnements professionnels et les mesures disciplinaires.

Par Julie Martineau, vice-présidente aux relations du travail.

Articles précédents sur le même sujet :
- « Suivis administratifs : Quatre principes incontournables » (27 novembre 2014) ;
- « Suivis administratifs : Un cadre de référence est nécessaire » (5 novembre 2014).

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